إدارة الوقت
يعتبر الوقت من أهم الموارد في حياتنا فمن خلاله نستطيع تلبية
احتياجات الحياة التي تتزايد يوما بعد يوم، فسرعة الوقت من سمات وقتنا الحاضر لذا
وجب علينا إداراته بشكل سليم للاستفادة منه في تحقيق الأهداف والسعي وراء الطموح
للوصول للنجاح.
تعريف
إدارة الوقت بأنه: فرع من فروع
علم الإدارة يقوم على استثمار الوقت والاستفادة منه قدر الإمكان بكل فعالية وكفاءة،
ويعمل على عدم إضاعته وهدره دون فائدة، وكذا تسخيره في زيادة إنتاجية العاملين في الوقت
المحدد.
خطوات
إدارة الوقت:
.التخطيط الجيد للوقت: يعتبر التخطيط هو نصف العمل ويشمل المهام مع
أوقات تنفيذ هذه المهام فقد تكون يومية أو أسبوعية أو الشهر.
.تنظيم الوقت: أي تحديد وقت لكل شيء ابتداء
من وقت عمل الموظفين على المشروع ، ومواعيد عقد الاجتماعات حتى أوقات الاستراحة
والزيارات واستعمال الهاتف.
.متابعة خطة إدارة الوقت: تساعد هذه
الفقرة على توجيه طاقات الموظفين في الأعمال الأكثر منفعة والاستفادة منها في
تحقيق نجاح الشركة، فمن خلالها نستطيع أن نحدد الفترة الزمنية المناسبة لكل مشروع.
.معرفة أسباب تضييع الوقت: يساعد هذا
على زيادة إنتاجية الموظفين ورفع مستوى نشاطهم وذلك من خلال معالجة مشكلة هدرالوقت
وتضييعه.
.جعل ثقافة استغلال الوقت سائد لدى
الأفراد: يجب على كل شخص أن يعرف أن الوقت يساوي المال، كما يجب أن يتم استغلال
الوقت بشكل جيد في رفع كفاءة الإنتاج والأداء الوظيفي وأن يقوم بذلك بقناعة تامة.
.إدراك حجم الخسائر المادية لهدر
الوقت: عندما يعرف كل موظف بمدى حجم الخسائر التي سببها للشركة أو المؤسسة التي
يعمل بها، يعطيه ذلك دافع للتوقف عن ما يضر الشركة.
أهمية الوقت:
للوقت أهمية كبيرة جدا وهناك عدة
نقاط توضح ذلك وهي كالتالي:
1.زيادة الإنتاجية ودقة في إنجاز
المهام.
2.حل المشكلات بمجهود وتكلفة أقل.
3.الوصول إلى الاستقرار النفسي
والعاطفي والاجتماعي.
4.التقليل من ضغط العمل مما يساهم في
شعور الموظف بالسعادة والرضا.
5.إنجاز العمل في وقت قياسي وبذلك
يحقق نتائج أفضل.
6.توفير وقت كافي للراحة.
7.العمل على تطوير الذات وتحقيق الأهداف الشخصية.
وسائل
إدارة الوقت:
هناك مجموعة من الوسائل التي تسهم في إدارة الوقت منها ما يلي:
1.وسائل تقنية: مثل الحاسبات الآلية، المسجلات الصوتية والماسح الضوئي
وغيرها.
2.وسائل غير تقنية أو الشخصية: مثل المفكرة المكتبية، الذاكرة الشخصية
و الاعتماد على سكرتير المدير.
أخيرا: يعد
استثمار الوقت والاستفادة منه صفة من صفات المدير الناجح، فإدارة الوقت تضع حداً
فاصلاً بين الشخص الناجح والفاشل، حيث تعتبر صفة تنظيم الوقت وتقسيمه طريقة جيدة لتحقيق
الأهداف والواجبات وأيضا توصل إلى النجاح.